Une carte de membre fédératrice

Publié 30/06/2014
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Véritable fédération pour adolescents, le pôle jeunesse de la Mairie de Bois d’Arcy rassemble ses membres autours d’activités diverses et variées telles que le graph, la musique, les jeux de société et autre ludothèque. Plus qu’un club de jeunes c’est une fédération !

Afin de matérialiser cette entité et simplifier l’administratif, ce service animation jeunesse a créé une carte d’identification pour ses 250 membres annuels.

Au-delà de la carte de membre classique, elle permet aux jeunes de marquer leur adhésion au club. Côté organisateur, la gestion des adhérents et l’édition des badges avec le logiciel de création de cartes (Evolis Badge Studio), leur permet de suivre la mise à jour des documents en permanence.

  • Pourquoi ont-ils acquis une imprimante à cartes ?
  • A quoi servent les cartes ?
  • Qu’est-ce que cela leur a apporté ?

 

Pourquoi ont-ils acquis une imprimante à cartes ?


Cette structure publique a eu besoin d’acquérir une imprimante à carte pour simplifier l’administratif. Auparavant ils fonctionnaient avec des cartes papier et des fichiers informatiques difficiles à mettre à jour. Ils avaient alors une problématique de suivi de leur base d’adhérents à l’année et d’une année sur l’autre. Désormais ils ont répertorié tous les adhérents dans un fichier Excel complet et peuvent savoir en permanence l’identité des jeunes et les activités auxquelles ils ont souscrits.

 

A quoi servent les cartes ?


Cette carte de membre leur permet de justifier leur adhésion au service Animation Jeunesse. En présentant leur carte, les jeunes viennent s’inscrire aux activités proposées par la structure. Ils ne peuvent pas participer à une sortie s’ils ne sont pas détenteurs d’un badge. Côté animateurs, cela leur permet de vérifier que le jeune est bien inscrit et sa fiche est à jour (certificat médical, la photo, l’inscription…) Ayant entre 250 et 300 inscrits, il est parfois difficile pour les organisateurs de se souvenir de tous les visages, avec cette carte ils peuvent s’assurer en un clin d’œil que le jeune est un adhérent de la structure et que son inscription est valide.

 

Qu’est-ce que cela leur a apporté ?


Ce système leur permet de gérer en quelques clics les cartes des jeunes via un fichier Excel. Apposant nom, prénom, photo du jeune, ils changent le design de la carte tous les ans et garantissent ainsi l’identification des adhérents très simplement.

 

« De plus comme la carte est plastifiée et épaisse, elle devient un vrai support d’adhésion à la structure ; D’une année sur l’autre les jeunes gardent leur carte en souvenir et je suis persuadé que dans 5 ans, les gamins seront ravis de retomber sur leurs anciennes cartes! » exprime fièrement Y. Lamothe.

 

EN SAVOIR PLUS SUR BADGY

 

Y. Lamothe, responsable du service animation jeunesse de la Mairie de Bois d’Arcy nous explique dans la vidéo pourquoi ont-ils créé cette carte et comment ont-ils procédé.

 

 

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